Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w Bibliotece Collegium Witelona Uczelnia Państwowa
 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) Collegium Witelona Uczelnia Państwowa informuje, że:

I. Administrator i odbiorcy danych

1. Administratorem danych osobowych podanych w formularzu rejestracyjnym jest Collegium Witelona Uczelnia Państwowa z siedzibą przy ul. Sejmowej 5A, 59-220 Legnica, zwana dalej Collegium Witelona.
2. Administrator powołał inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: IOD@collegiumwitelona.pl
3. Odbiorcą Pani/Pana danych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz zewnętrzne firmy świadczące usługi wspierające działalność Collegium Witelona Uczelnia Państwowa, tj.: operatorzy pocztowi realizujący przesyłki na zlecenie Collegium Witelona Uczelnia Państwowa, podmioty świadczące na rzecz Collegium Witelona Uczelnia Państwowa usługi IT, obsługi informatycznej, podmioty, którym Collegium Witelona Uczelnia Państwowa powierzy ochronę terenu, budynków i pomieszczeń Collegium Witelona Uczelnia Państwowa.
4. Biblioteka będzie przechowywać i przetwarzać następujące Pani/Pana dane osobowe:
1) imię/imiona i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) data i miejsce urodzenia;
4) nr oraz seria dokumentu tożsamości;
5) numer PESEL;
6) adres zamieszkania (adres stały), tymczasowy adres zamieszkania (adres tymczasowy);
7) nr legitymacji studenckiej/ nr legitymacji uczniowskiej;
8) nr albumu słuchacza;
9) nr karty stałego pobytu lub nr dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz kraj wydania dokumentu - dla obcokrajowców;
10) nr telefonu;
11) adres e-mail;
12) nazwa uczelni/szkoły;
13) kierunek/ wydział;
14) rok studiów/ klasa;
15) status czytelnika;
16) ID - pole identyfikatora (numer karty) czytelnika;
17) nr kodu kreskowego legitymacji studenckiej / karty bibliotecznej.

II. Podstawy prawne przetwarzania danych

1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w Bibliotece Collegium Witelona jest:
1) artykuł 6 ust. 1 lit. a) i lit. c) oraz lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO);
2) ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
3) ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach;
4) ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej;
5) rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych;
6) statut Collegium Witelona;
7) zarządzenie Rektora w sprawie wprowadzenia procedury ustalania, monitorowania i windykacji należności Collegium Witelona.

III. Cele przetwarzania danych osobowych

1. Podstawowym celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest udostępnianie zbiorów Biblioteki Collegium Witelona, odzyskiwanie ich lub ich wartości oraz prowadzenie działalności statystyczno-sprawozdawczej.
2. Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych:
1) umożliwienie uprawnionym osobom założenia konta bibliotecznego w Bibliotece oraz udostępnianie zbiorów Biblioteki Collegium Witelona zgodnie z Regulaminem udostępniania zbiorów Biblioteki;
2) kontakt z użytkownikiem (poprzez pocztę elektroniczną, telefon, sms lub list tradycyjny) i przekazanie mu informacji m.in. o upływającym terminie zwrotu wypożyczanych materiałów bibliotecznych, o nieoddanych w terminie materiałach bibliotecznych i wynikających z tego karach regulaminowych oraz w innych celach informacyjnych, dotyczących m.in. złożonych przez użytkowników kwerend bibliotecznych, zamówień międzybibliotecznych;
3) założenie konta Proxy - dostęp do licencjonowanych zasobów elektronicznych spoza sieci Collegium Witelona;
4) cele statystyczne i sprawozdawcze realizowane na potrzeby Biblioteki Collegium Witelona (dane podawane ilościowo);
5) realizacja zadań Biblioteki, polegających na zaspokajaniu potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych ogółu społeczeństwa oraz upowszechnianiu wiedzy i kultury.

IV. Udostępnianie danych osobowych

1. Administrator danych osobowych nie udostępnia danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
2. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą poddawane profilowaniu.

V. Konieczność podania danych osobowych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Ich przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszego obowiązku prawnego, tj. ochrony materiałów bibliotecznych, który nie mógłby być realizowany bez posiadania wiedzy o osobach, którym materiały biblioteczne są wypożyczane. Obowiązek ten wynika z przepisów prawa (w tym ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach). Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zapisania w zintegrowanym systemie zarządzania biblioteką PROLIB oraz korzystania z Biblioteki Collegium Witelona oraz jej zbiorów.

VI. Prawa Czytelnika związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu, oraz przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych i zażądanie ich usunięcia nie zwalnia Pani/Pana z obowiązku uregulowania wszelkich zobowiązań wobec biblioteki (zwrot wszystkich materiałów bibliotecznych lub/i opłacenie kary ustawowej).
2. Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że sposób przetwarzania danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.


VII. Przechowywanie danych osobowych

1. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany zapisami Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej Collegium Witelona Uczelnia Państwowa oraz przez okres wynikający z zapisów Kodeksu Cywilnego w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
2. Rewersy przechowywane są do momentu rozliczenia się użytkownika z udostępnionych materiałów bibliotecznych, a następnie komisyjnie niszczone.