W celu prawidłowego dokumentowania  i upowszechniania dorobku naukowego pracowników i studentów Collegium Witelona Uczelnia Państwowa autorzy zobowiązani są do przekazywania do Biblioteki kompletu dokumentów, które można pobrać ze strony Biblioteki.
Artykuły naukowe, monografie (autorstwo monografii, redakcja monografii) i rozdziały w monografiach naukowych należy przekazać do zbiorów Biblioteki w formie oryginału lub kopii (pełny tekst).
Każdy artykuł naukowy umieszczony w Bazie powinien zawierać:

• imię i nazwisko autora/autorów,
• tytuł publikacji,
• nazwę czasopisma naukowego, numer ISSN lub eISSN,
• rok wydania, tom, numery stron, DOI (cyfrowy identyfikator dokumentu elektronicznego - jeżeli jest przypisany),
• numer porządkowy czasopisma oraz liczbę punktów określoną w ostatnim wykazie czasopism sporządzonym i udostępnionym przez ministra właściwego dla szkolnictwa wyższego i nauki, obowiązującym w roku kalendarzowym opublikowania artykułu naukowego,
• w przypadku artykułów naukowych opublikowanych w czasopismach naukowych niezamieszczonych w wykazie czasopism przypisuje się im 5 punktów;
• w przypadku publikacji wieloautorskiej - oświadczenie określające procentowy wkład autorów w powstanie artykułu naukowego.

Każda monografia naukowa, redakcja monografii naukowej lub rozdział w monografii naukowej umieszczony w Bazie powinien zawierać:

• imię i nazwisko autora/autorów,
• tytuł monografii / i tytuł rozdziału,
• imię i nazwisko redaktora naukowego/redaktorów wieloautorskiej monografii naukowej,
• język publikacji,
• nazwę wydawcy i miejsce wydania,
• rok wydania, numer ISBN lub ISMN albo identyfikator DOI, liczbę stron lub zakres stron,
• objętość (w arkuszach wydawniczych),
• numer porządkowy wydawnictwa oraz liczbę punktów określoną w ostatnim wykazie wydawnictw sporządzonym i udostępnionym przez ministra właściwego dla szkolnictwa wyższego i nauki, obowiązującym w roku kalendarzowym opublikowania monografii,
• w przypadku monografii naukowych opublikowanych przez wydawnictwa niezamieszczone w wykazie wydawnictw całkowita wartość punktowa wynosi: 20 punktów dla całej monografii, 5 punktów dla redakcji monografii, 5 punktów dla rozdziału w tej monografii,
• w przypadku monografii lub rozdziałów w monografiach wieloautorskich - oświadczenie określające procentowy wkład autorów lub redaktorów w powstanie monografii naukowej.

Każde ww. osiągnięcie naukowe chronione prawami własności przemysłowej umieszczone w Bazie powinno zawierać:

• świadectwo autorskie zawierające imię i nazwisko autora/autorów,
• tytuł i opis właściwy dla danego osiągnięcia,
• rodzaj i rok uzyskania praw ochronnych, numer w rejestrze praw ochronnych w Urzędzie Patentowym,
• liczbę punktów określoną w rozporządzeniu ministra właściwego dla szkolnictwa wyższego i nauki w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej, obowiązującym w roku kalendarzowym uzyskania praw ochronnych,
• oświadczenie określające procentowy wkład autorów w jego powstanie w przypadku osiągnięcia wieloautorskiego,
• dodatkowo - dokumentację dotyczącą przebiegu postępowania w tej sprawie przed Urzędem Patentowym.